Szerződjünk egyszerűen, online és azonnal!

Elektronikus szerződéskezelés – a jövő rendszere. A legtöbben utálunk szerződésekkel bajlódni, aláírogatni, oda-vissza küldeni, postázgatni, sokszor kinyomtatni újra és újra egy-két szó miatt… Ismerős ez a probléma? Mit szólna, ha azt mondanám: ez már a múlt.

Szerződjünk egyszerűen, online és azonnal!
Soha többé nem lesz bonyolult a szerződéskötés és szerződés tárolás

Minden cég elsődleges feladata, hogy pontos és megbízható munkafolyamatokat hozzon létre. A hatékony és optimális stratégiai pontok meghatározása a vállalkozások életében elengedhetetlen. Sajnos azonban ez igen időigényes feladat, ezért sokan halogatják, vagy nem dolgozzák ki eléggé. Ez veszélyezteti a cég általános céljait, arról nem is beszélve, hogy az egyes munkafázisokba számtalan hiba is becsúszhat.

Számtalan vállalkozás van még hazánkban is, akik a szerződések kezelésének elavult módszereit használja, és nem ismerik fel, hogy ez milyen negatív hatással van a termelékenységre és az üzleti sikerre.

A CLM (azaz a szerződéses életciklus-kezelés) szoftver használatával a cégek egyszerűsíthetik és felgyorsíthatják a szerződések elkészítéséhez szükséges munkafolyamatokat. Ehhez nem kell mást tenniük, mint központosított helyen tárolni a szoftvert, és mindazokat az adatokat és információkat, melyek a szerződések elkészítéséhez minden esetben fontosak. Így nemcsak az elkészítési folyamat, de már a keresési funkciók is testre szabhatóak, ami segíti csökkenteni a dokumentációk elkészítésével és az információk keresésével eltöltött időt. A korlátlan tárolás pedig lehetővé teszi, hogy a vállalkozás minden szerződése, valamint az ehhez kapcsolódó információk és dokumentumok egyetlen helyről előhívhatóak legyenek.

Szerződjünk egyszerűen, online és azonnal!
Minden munkatárs hozzáfér az aktákhoz és a legfrissebbet látják

A túl sok adat őrülete

A meglévő rendszereknek, melyekkel a vállalkozások dolgoznak, milliónyi sarkalatos pontja van, és lássuk be, mindegyik fájdalommal jár. Elég csak belegondolnunk a megosztott meghajtókba, az Excel-fájlokba, az e-mailek és a naptári értesítők összességébe, melyek sokasága feltétlenül szükséges, hogy egyetlen szerződést megírjunk.

A határidők fájdalma

A szerződések manuális elkészítése sokszor igazi „utálatos munka”. Nem véletlenül. A legtöbb hagyományos ügyintézésű cég egy rakás öntapadós jegyzethalomra támaszkodik az iróasztalon, ami jelentősen növeli a hibafaktort. A cetlizés kockázat. Minden olyan munkafázis, melyet mi, vagy a munkatársaink végeznek, megannyi hibalehetőséget rejtenek magukban. Épp ezért nehezített pálya a kézi szerződések megírása, hiszen elég egyetlen hiba, ami nem egy esetben ronthatja az üzlet hírnevét, és magában rejti annak a lehetőségét is, hogy az üzlet mégsem jön majd létre.

Az elektronikus szerződéskezelő rendszer bevezetésével nem lesznek többé lejárt, vagy elfelejtett szerződések, hiszen a rendszer automatikusan figyelmeztetést küld a szerződések lejártakor, vagy bármi más határidő esedékességénél, így hozzájárul, hogy a vállalkozás még szervezettebben működhessen. Arról nem is beszélve, hogy az elmaradt határidők elmaradt bevételeket eredményeznek.

Szerződjünk egyszerűen, online és azonnal!
Elektronikus szerződéskötés és adattárolás azonos időben

Rend és átláthatóság az értékesítési folyamatokban

A vállalkozások az esetek nagy számában minimális energiát fektetnek be arra, hogy a szerződések egy központi szerződési adattárban legyenek.

Egy ismerős cégnél emiatt egy egész hétre leállt a termelés egy átfogó NAV-ellenőrzés miatt, és mindenki átment szerződésvadászba, vagy papírt gyártott. Elképesztő veszteséget jelentett a cégnek, de nem a kiszabott bírság, hanem a saját rendetlenségük volt az ok.

Ha nem tartunk rendet – és ez lássuk be, nem mindig egyszerű –, az akták nem egyszer szétszóródnak, különböző helyeken lesznek fellelhetőek. Lehetnek az asztali számítógépen, egy másik a laptopon, e-mailben, és nem egy esetben az iratszekrényben kiprintelve, egy elegáns genothermben lefűzve, árván. Amennyiben nincs központi szerződési adattár, könnyen előfordulhat, hogy a szerződés eltűnik, letörlődik, ami katasztrofális következményekkel járhat. A CLM szoftver azonban a legbiztonságosabb tárhelyet biztosítja a szerződések tárolásához és kezeléséhez, így könnyen kiküszöbölhető azok elvesztése, vagy a lejárt és elfelejtett szerződések anyagi veszteségének következményei.

Szerződjünk egyszerűen, online és azonnal!
Érvényes aláírással

Hozzáférés mindenhez, ami fontos – Gyorsan, könnyen, bárhonnan

Egy másik, hatalmas probléma a szerződések manuális kezelésével, hogy a dokumentumok legfrissebb verzióját nekünk kell megalkotnunk és létrehoznunk. Szinte lehetetlen folyamatosan nyomon követni a legújabb frissítéseket és a hozzájuk tartozó letöltési fájlokat, ez pedig újabb hibalehetőséget jelent. A CLM szoftver azonban helyettünk ellenőrzi és nyomon követi a legújabb frissítéseket, valamint azt is pontosan tudja majd, melyik szerződést hol tárolják a munkatársak. Bárhol is van a munkatárs, mindig a legújabb verzióval tud dolgozni.

Mindemellett a CLM szoftver lehetővé teszi, hogy a szerződések a legkorszerűbb változattal legyenek elkészítve, ami egyszerűvé teszi a használók számára, hogy a megfelelő példányok mindig a megfelelő hivatkozásokkal legyenek ellátva.

Szerződjünk egyszerűen, online és azonnal!
Végtelenül egyszerű adattárolás

A kis hibák súlyos kockázattal járnak

Végül érdemes átgondolni, hogy még a legkisebb hibák is hatalmas gellert okozhatnak egy cég életében. Eredményezhet szerződéskötési problémákat, amely megrengeti a bevételi mutatóinkat, veszélyeztetve ezzel a cég anyagi stabilitását. Arról nem is beszélve, hogy egy szerződés megírása folyamatos feszültség a munkatársak életében. Félnek a hibalehetőségektől, az újabb és újabb jogszabályi változásoktól. Mert mindannyian tudjuk, hogy egy rosszul megszerkesztett, hibás szerződés akár a cég működését is kerékbe törheti. A mai, rohanó világban azonban, amikor minden a fejlődésről, az innovációról szól, ezt nem engedheti meg magának egykomoly vállalkozás sem. Épp ezért ajánljuk egyetlen megoldásként a CLM rendszert, amely drasztikusan csökkenti a hibalehetőségeket, és növeli a sikert és a nyugalmat.

A CLM tehát nem más, mint egyetlen szerződéskezelő rendszer, megfizethető áron – sőt 14 napig ingyenesen -, a megfizethetetlen biztonságért.